Dernière mise à jour : 05/05/2022
Le site internet https://aimy.fr (ci-après le “Site”) est édité par AIMY, Société par actions simplifiée à associé unique (SASU) au capital de 1000 €, immatriculée au RSC de TOULOUSE sous le numéro 897 632 212 dont le siège social est situé au 48 AVENUE DE LA GLOIRE 31500 TOULOUSE, représentée par Alice-Anne HABERT en sa qualité de Présidente (ci-après “AIMY”).
AIMY a un cœur la transparence et l’encadrement du traitement des Données à caractère personnel (ci-après “Données”) de l’Utilisateur qui se rend sur son Site.
La présente Politique de confidentialité aborde alors l’étendue des mentions légales s’agissant du traitement des Données, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD) ainsi qu’à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, telle que modifiée.
Ce document est susceptible de modifications. Si ces dernières ont un impact significatif sur les règles en vigueur, AIMY en informe l’Utilisateur via e-mail qui peut s’opposer à la conservation de ses Données. Si l’Utilisateur est porté au courant de ces changements et que celui-ci n’intervient pas sur la conservation ou la modification de ses Données alors celles-ci deviennent soumises à la version de la Politique de confidentialité mise à jour.
Dans le cadre de son activité d’agence de communication, AIMY collecte des Données pour différentes raisons évoquées ci-dessous et en est la seule Responsable de Traitement.
Elle tient un registre de traitement simplifié.
Elle s'engage à faire un usage proportionné des Données et adéquat avec les finalités mentionnées. Également, elle met en œuvre tous les moyens nécessaires à la conservation, l’organisation et la protection des Données collectées.
Les Données à caractère personnel sont celles permettant d’identifier une personne physique, de manière directe ou indirecte, à l’aide d’informations qui lui sont propres.
Les Données recueillies sur le Site sont fournies par l’Utilisateur lui-même qui consent à cette fourniture lorsqu’il remplit le formulaire de contact. Les Données sont les suivantes :
Nom
Prénom
Adresse e-mail
Téléphone
Dans le cadre de relations commerciales établies avec un Client, AIMY peut être amenée à détenir d’autres Données sur celui-ci. Elles ne sont pas mentionnées ici mais sont protégées et conservées au même titre que celles mentionnées dans cette présente Politique de confidentialité (SIRET, nom de la société…).
Les Données collectées sur le Site servent à la fourniture d’une réponse pour donner suite à votre contact ainsi qu’à l’élaboration d’un éventuel suivi client par AIMY. Lorsque la relation commerciale naît et se poursuit, l’utilisation des Données a également un but légal qui répond aux différentes obligations dans le cadre de la facturation.
Les Données collectées le sont sur les bases légales suivantes :
Le consentement de l’Utilisateur : lorsque celui-ci transmet ses Données via le formulaire de contact qui permet à AIMY de lui apporter une réponse.
Exécution d’un contrat, obligation légale et intérêt légitime : le suivi client est indispensable pour AIMY et ses obligations comptables (factures, devis) ainsi que pour l’établissement de son registre de traitement.
AIMY tient à ne pas conserver de manière démesurée les Données à caractère personnel. Elles sont conservées pour une durée nécessaire au traitement de la demande et de la relation commerciale mais cette conservation n'excède pas une durée de 5 ans suivant la clôture de la demande ou la fin de la relation commerciale.
Ces Données sont conservées sur la plateforme Tiime Software, hébergée dans l’Union européenne et répondant aux exigences imposées par le RGPD.
S’agissant des documents comptables (devis, factures, bons de commande, etc.), leur conservation est conforme à la durée légale rattachée à chaque document.
Lorsqu’AIMY est amenée à travailler avec des sous-traitants ou des prestataires extérieurs et lorsque cela est nécessaire, elle transmet les Données de son Client afin de permettre la collaboration. Le Client en est bien entendu informé et peut s’y opposer s’il le souhaite.
Pour des besoins légaux et judiciaires, AIMY peut donner l’accès de son registre de traitement ou à un dossier ou une information en particulier pour différentes entités réglementées qui lui permettront de répondre à des obligations légales.
Conformément à la réglementation en vigueur, l’Utilisateur dispose de plusieurs droits s’agissant du traitement de ses Données :
Le droit d’accès : il peut demander à tout moment à avoir accès aux Données conservées par AIMY. Cette dernière doit pouvoir lui fournir une copie pendant le temps de conservation défini ci-dessus.
Le droit de modification : il peut demander la rectification et mise à jour de ses Données.
Le droit à l’oubli : il peut demander la suppression intégrale des Données conservées par AIMY. Cette demande est faite par e-mail et il n’a pas besoin de justifier d’un quelconque motif.
Le droit de portabilité : il peut demander le transfert de ses Données à un autre prestataire de services. AIMY réalise ce transfert dans la mesure du possible et sans que cela nuise à ses relations professionnelles.
Le droit d’opposition au traitement des Données à des fins de prospection, notamment commerciale dans les conditions prévues par la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.
L’Utilisateur partage de manière consentante ses Données avec AIMY mais ce consentement n’est pas irrévocable. Il peut, s’il le souhaite, limiter la conservation de ses Données en imposant une durée inférieure à celle mentionnée dans la Politique de confidentialité.
S’il veut exercer un de ces droits, il contacte AIMY par e-mail à l’adresse suivante : alice-anne.habert@aimy.fr. Cette dernière s’engage à apporter une réponse dans les plus brefs délais.
Conformément au RGPD, l’Utilisateur qui estime qu’AIMY a violé ses droits ou n’a pas respecté les finalités de traitement évoquées dans cette Politique de confidentialité peut en notifier la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) en effectuant une réclamation dès qu’il a connaissance d’une éventuelle violation.
Un cookie (ci-après “Cookie”) est un petit fichier servant de traceur déposé sur le terminal de l’Utilisateur servant à enregistrer des informations relatives à sa consultation et sa navigation sur le Site.
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